Marlieke Groot, Marieke Tel en Nelleke Veerkamp vertellen over het inkoopproject dat ze in samenwerking met de Inkoop Adviesgroep bij Youké hebben doorlopen.

“Het eerste contact dat we met de Inkoop Adviesgroep hadden was ergens in 2013. Het moment van bellen kwam toevallig heel goed uit. We hadden namelijk plannen om in 2015 met een andere jeugdzorgorganisatie te gaan fuseren. Onze nieuwe naam zou Youké worden, met ongeveer zeshonderd medewerkers in dienst. We hadden dus behoefte aan overzicht en de fusie was een goed moment om vast te stellen waar we als organisatie stonden. Het gevoel dat er mogelijkheden waren voor verbetering, was aanwezig. Maar de kennis hoe we dit moesten aanpakken, ontbrak ons. We waren dus eigenlijk best wel nieuwsgierig naar de suggesties van een inkoopadviesbureau. Tijdens het gesprek met Henk Vrieling werden we positief verrast door zijn nuchterheid en bevlogenheid. Niet het ‘snelle jongens’ type, die wel even ging vertellen hoe het allemaal moest gaan gebeuren. Hij was duidelijk niet uit op directe winst, maar gaf alleen zijn visie over wat zou kunnen. Hij stelde voor om als startpunt een inkoopscan te houden (inclusief een besparingspotentieel) en deze vervolgens te presenteren aan het bestuur. De bevindingen werden niet lang daarna door zowel het bestuur als door de toenmalige Facilitair Manager (a.i.) positief ontvangen. Niet alleen heeft het bestuur fiat gegeven voor dit project, maar ook voor de keuze om inkoop een centrale positie in de organisatie te geven.

Als eerste zijn we samen met Arne Schwarz (de Inkoop Adviesgroep) begonnen met ‘kwartiermaken’. We kregen van Arne het advies zowel het inkoopbeleid als de inkoopprocedures te gaan schrijven. Hierin heeft hij ons begeleid. Daarnaast diende er een contractenregister ingericht te worden. Tijdens het verzamelen van de contracten hebben we af en toe een kleine motivatiedip gehad. Het waren veel contracten en niet iedereen werkte hier meteen in mee. We moesten onze collega’s zien te overtuigen van de toegevoegde waarde van inkoop. Soms is het prettig als een ‘externe’ – met goedkeuring van het bestuur – even de hete kolen voor je uit het vuur haalt en ondersteuning geeft daar waar gewenst. Wanneer het nodig was, ging Arne dwars door heilige huisjes heen. Duidelijk, tactvol en doelgericht. Eigenlijk diende hij in die tijd ook een beetje als onze coach en motiveerde hij ons om vooral door te gaan. Bovendien is Arne een echte strateeg en procesbewaker, en gaat hij pijnpunten niet uit de weg. Daardoor kon hij al in een vroeg stadium knelpunten signaleren. Dit heeft ons project veel tijdwinst opgeleverd en daarmee minder frustraties.

We zijn nu bijna een jaar verder en inkoop is inmiddels ‘op orde’. Onderling hebben we de taken verdeeld, waarbij de één het operationele inkoop op zich heeft genomen en de ander de tactische inkoop. We vallen onder een nieuwe manager (hoofd Middelen) en zitten nu echt op onze plek. Door de ondersteuning die we hebben ontvangen werken we op basis van een compleet digitale mappenstructuur, waar werkelijk alles in staat. Het inkoopbeleid en de daaraan gekoppelde jaarkalender dienen als leidraad. En dat geeft overzicht. Onze collega’s beginnen de meerwaarde van inkoop in te zien. Eerlijk gezegd hebben we het nu zo druk, dat we prioriteiten moeten stellen. De besparingsdoelstellingen zijn ruimschoots behaald, wat natuurlijk ook een prettige bijkomstigheid is. Arne heeft ons het advies gegeven dit jaar intern nog meer te gaan ‘netwerken’, ons gezicht nog meer te laten zien, zodat je toegevoegde waarde en ondersteuning kan blijven leveren. Als team zijn we gezamenlijk zo ver gekomen!

Voor ons was het een groot compliment dat we in het beginstadium van een groot verbouwingsproject gevraagd werden hieraan deel te nemen. Dit gaf ons ruimschoots de tijd om het ‘Pakket van Eisen en wensen’, samen met de interne klant, op te stellen. Hierdoor ontstond ‘eigenaarschap’. Het hielp ons ook dat het bestuur het ‘Project Initiatie Formulier’ voor akkoord had getekend. Door een professionele uitvraag konden de ontvangen offertes goed met elkaar worden vergeleken. Iedereen was onder de indruk van het onderlinge prijs- en kwaliteitsverschil en het gewin dat daardoor kon worden behaald. Zo konden we transparant beslissingen nemen, op basis van feiten, en onze toegevoegde waarde laten zien.

Inmiddels hebben we, na een hele leuke en leerzame tijd, afscheid van elkaar genomen. Niet helemaal trouwens. We hebben Arne gevraagd om nog één project met ons mee te draaien. Hij kent de organisatie inmiddels zo goed, dat het tijdsgewin en de efficiency waarmee dit plaats vindt ons alles waard is. Bovendien zien we dit als een ‘subtiele’ overgangsperiode.”