DeltaWonen is met 15.000 woningen een van de grootste woningcorporaties in Noordoost-Nederland. In de regio Zwolle, Kampen en Oldebroek wonen 200.000 mensen. Een vijfde deel daarvan, circa 40.000 mensen, woont in een huis van deltaWonen. Mensen die bij deltaWonen huren, kunnen gebruik maken van allerlei extra diensten op het gebied van wonen, welzijn en zorg.

Met Michel van Es, Teamanager Facilitaire Zaken bij deltaWonen, hebben we een gesprek over zijn ervaringen met het project ‘inkoop optimalisatie’. Een samenwerking tussen deltaWonen en De Inkoop Adviesgroep, dat meer dan een jaar heeft geduurd.

“Voordat ondersteuning van De Inkoop Adviesgroep werd ingeschakeld, liepen naar ieders idee de inkoop activiteiten naar behoren. Het merendeel van de inkoopactiviteiten werden door de afdelingen zelf gedaan. Organisatiebrede coördinatie ontbrak. De toegevoegde waarde van het verzelfstandigen van inkoop leek niet direct noodzakelijk”, vertelt Michel. “Toch had ik de wens om de inkoopprocessen te uniformeren en te verbeteren. Bovendien was ik van mening, dat de inkoopactiviteiten door een inkoop professional moesten worden uitgevoerd. Ik was er namelijk van overtuigd dat door inkoop meer te laten integreren in de organisatie, de totale bedrijfsresultaten (zeker ook door het behalen van besparingen) zouden verbeteren. Dat deltaWonen een maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft naar zijn bewoners toe, speelde ook een grote rol in mijn overtuiging van dit project. Tijdgebrek was voor mij de doorslaggevende factor, om een extern bureau in te schaken. Tijdens de offerteronde viel De Inkoop Adviesgroep op, met een compleet en realistisch voorstel en de manier waarop zij zich presenteerden. Helder, duidelijk en vooral prettig.. Op verzoek van het Management Team , hebben we in eerste instantie een proefperiode van 3 maanden doorlopen. Een succesvolle eerste aftrap met direct zichtbare resultaten volgde, want het project kreeg vervolgens volledig groen licht”, aldus Michel.

“In de maanden die volgden, werden de inkoop processen kwalitatief verbeterd”, vertelt Michel. “Bestaande contracten werden kritisch bekeken op zowel kwalitatieve als kwantitatieve inhoud en stilzwijgende contracten werden onmiddellijk beëindigd. Afspraken met leveranciers werden opnieuw onder de loep genomen, waarin volledig omschreven prestatie indicatoren als  uitgangsnormen gingen gelden. Het inkoopbeleidsplan werd herschreven, met als gevolg dat we nu werken volgens een duidelijke inkoopjaarplanning. Rapportages vinden nu maandelijks plaats, waardoor de organisatie de meerwaarde van inkoop te zien krijgt. De interne klant voelt zich gehoord en ziet zijn/haar wensen terugvertaald in duidelijke specificaties. Het begrip ‘partnership’ is vertaald naar de praktijk en deltaWonen is er nu volledig van overtuigd dat inkoop een grote bijdrage kan leveren aan het totale bedrijfsresultaat.”

“Dat het afgelopen jaar kwantitatief meer heeft opgebracht dan van te voren door de Inkoop Adviesgroep was geïndiceerd, is natuurlijk zeer welkom. De targets zijn ruimschoots behaald en de besparingen waren boven verwachting. De kosten van het project zijn ruimschoots terugverdiend”, vertelt Michel. “Dit maakte het voor mij nog makkelijker om het management team ervan te overtuigen dat inkoop nu definitief een positie in de organisatie moest hebben. Het project heeft geresulteerd in een vacature Inkoop- en VVE-coördinator, waarvan we hopen snel een geschikte kandidaat gevonden te hebben.”

“De manier waarop de Inkoop Adviesgroep werkt, kan ik omschrijven als subtiel, overtuigend en aanstekelijk. Ze werken met een 24/7 dashboard, waardoor je voortdurend op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen. Het zijn echt professionals die weten waar ze het over hebben. Ze voelen goed aan, wat wanneer gezegd of gedaan kan worden in een organisatie dat een jaar geleden met enige terughoudendheid aan dit project begon. Ik kan niet anders zeggen, dan dat we zeer tevreden zijn over onze samenwerking.”