“Door het gebruik van praatplaten weet De Inkoop Adviesgroep een inkooptraject juist helder, duidelijk en sexy te maken! De allergie bij mensen voor (Europese) aanbestedingen verdwijnt omdat het hele traject overzichtelijk en zelfs leuk wordt” 

 

Laten we eerlijk zijn, veel mensen krijgen spontaan jeuk en rode vlekken bij alleen al het horen van de woorden “Europese aanbesteding”, “meervoudig onderhands” of “inkooptraject”.  Zonde, want inkoop kan best heel leuk zijn! Samen met het RDW (Dienst Wegverkeer) heeft De Inkoop Adviesgroep praatplaten ontwikkelt om een voor veel mensen ogenschijnlijk moeilijk traject te visualiseren. Deze visualisatie geeft meer inzicht en begrip. Inkoop wordt zelfs sexy.

 

Niet het proces, maar de inhoud kan een traject complex maken

“Ik ben erg enthousiast over de praatplaten. De platen tonen de procesgang in een inkooptraject, bijvoorbeeld voor een Europese aanbesteding of een meervoudig onderhandse aanbesteding. De gedachte heerst dat inkooptrajecten lastig en complex zijn, dit is zeker niet het geval. De procesgang is namelijk erg overzichtelijk. En juist door de inzet van de praatplaten laten wij zien dat inkoop juist leuk kan zijn. Wat inkoop complex kan maken is de inhoud van de materie. Of doordat een organisatie haar inkoopbehoefte niet kent”, aldus Greet Koops, Teamleider Inkoop & Financiën, RDW ICT Bedrijf Groningen.

De platen tonen met behulp van leuke animaties en enkele steekwoorden op bijna cartoonachtige wijze een inkooptraject. De animaties zijn afgestemd op het RDW. Zo is bijvoorbeeld gebruik gemaakt van verkeersborden, rotondes en slagbomen. Binnen het RDW reageert men erg positief over de praatplaten. De platen zijn inmiddels gepresenteerd binnen het MT en bij  diverse afdelingshoofden. “De platen zijn een fantastisch communicatiemiddel en helemaal van deze tijd. Ze ondersteunen discussies en geven inzicht in mogelijke knelpunten op project- en procesgebied. Ook maken ze duidelijk dat inkoop een volwaardig bedrijfsproces is.

De regels rondom rechtmatigheid, en de doelstelling van de RDW om hier 100% aan te voldoen, dwingt de RDW om steeds meer zaken meervoudig onderhands aan te besteden. Dit betekent dat meer en meer medewerkers te maken krijgen met de regelgeving en het aanbestedingsproces. Het toepassen van de praatplaten stelt de RDW in staat om dit proces eenvoudig toe te lichten.

Er ontstaat meer begrip voor het vak inkoop en alles wat daarbij komt kijken”, legt Greet uit. “Het doel van de platen: het door visualisatie eenvoudig uitbeelden van een inkooptraject is zeker bereikt”, besluit Greet.

 

Samenwerking met De Inkoop Advies Groep

Het RDW, met een jaarlijks inkoopvolume van circa 36 miljoen euro voor ICT, werkt al ruim 6 jaar samen met De Inkoop Adviesgroep. Greet vertelt erg tevreden te zijn over de samenwerking: “Het fijne aan het werken met de consultants van De Inkoop Adviesgroep is dat zij makkelijk aansluiten bij de behoefte en cultuur van de klant. Zij leveren kwaliteit, zijn makkelijk in omgang en ik heb niet het gevoel dat er geacquireerd wordt. Problemen zien zij als uitdaging en zij hebben een hands-on mentaliteit. Gewoon, lekker nuchter en aanpakken!”