De Inkoop Adviesgroep is actief bij diverse opdrachtgevers. Ben Klaassens, inkoper van het ROC Friesland College, is één van onze opdrachtgevers. Hij vertelt over de samenwerking met De Inkoop Adviesgroep.

“Als centrale inkoper voor het Friesland College kom ik  met veel afdelingen binnen ons ROC in contact. Omdat het Friesland College recent een inkoopbeleid met daaraan gekoppelde inkoopvoorwaardes vastgesteld heeft, heeft inkoop inmiddels een stevige positie in de organisatie verkregen. Het schept duidelijkheid over de regels van inkoop waardoor de organisatie minder makkelijk om inkoop heen kan. Het betekent ook dat er nu meer een beroep op me gedaan wordt voor advies, ondersteuning en controle op de naleving. Omdat het Friesland College van mening is dat bij complexe aanbestedingen specifieke kennis nodig is en dat alle activiteiten goed geborgd moeten zijn, kiest het Friesland College er bewust voor om zich te laten ondersteunen door een externe partij. Enkele jaren geleden stond  ‘Audiovisuele hulpmiddelen’ op de inkoop agenda om te gaan aanbesteden. Via mijn netwerk kreeg ik de tip om jullie eens te benaderen voor expertise en ondersteuning. Zo zijn we met elkaar in contact gekomen.”

De Inkoop Adviesgroep ondersteunt het Friesland College al ruim twee jaar. Ben: “Inmiddels zijn we enkele jaren verder en kan ik spreken over een goede structurele en strategische samenwerking. Jullie kennen onze organisatiecultuur goed en weten daardoor wat er specifiek bij ons speelt en wat voor ons belangrijke argumenten zijn. Met weinig introductietijd weten jullie een aanbesteding snel op te pakken en voeren jullie de aanbesteding efficiënt uit.” Dat aanbestedingen nog wel eens voor verrassingen kunnen zorgen, is een gegeven. “Het blijft altijd spannend hoe de markt reageert op de eisen die wij weloverwogen intern en met jullie stellen. Aanbesteden kan betekenen dat het contract uiteindelijk aan een partij gegund wordt, die in eerste instantie niet de ‘economisch meest voordelige inschrijver’ was. Dit doordat de beoogd Opdrachtnemer ten tijde van de verificatiefase niet voldeed aan de minimale eisen. Dit zijn de regels van het spel en uit ervaring kan ik zeggen dat aanbestedingen vaak verbeterde condities opleveren zonder verlies van de kwaliteit van de dienstverlening. Daarom schakelen we ook jullie expertise in. Jullie kennen de markt als geen ander en bewaken het juridisch kader van de aanbestedingswet.”

“In een ROC moet inkoop niet afhankelijk zijn van een persoon, maar van een vaste functie. Mede dankzij jullie is de organisatie doordrongen van het feit dat inkoop een toegevoegde waarde heeft’’, aldus Ben.

“De langdurige samenwerking die wij hebben opgebouwd krijgt steeds meer de vormen van een strategisch partnerschip. Waarbij steeds meer ruimte vrijkomt voor advies, borging en begeleiding. Ons beleid is dat inkoop uitgevoerd moet worden door mensen die het ROC goed kennen. Daarom hebben wij er voor gekozen  om niet een incidentele, maar een langdurige samenwerking met De Inkoop Adviesgroep aan te gaan die onze school kent en weet wat onze bedrijfscultuur is.”

“Ik zou jullie zeker aanraden bij anderen en heb dat ook al eens gedaan. Wat jullie onderscheidt is het feit dat jullie haarscherp aanvoelen hoe de hazen lopen. Daarnaast zijn jullie praktisch, direct en houden jullie van aanpakken. Verder kiezen we ervoor om onze processen via een externe organisatie goed te laten borgen. Dit doen jullie voor ons en dat bevalt erg goed. Ik vind het prettig om met jullie samen te werken. En kijk uit naar een verdere samenwerking!”