Contractbeheer is (helaas) nog vaak een onderbelicht onderdeel van de bedrijfsvoering. Dit gaat ten koste van kwaliteitsverbetering en kostenbeheersing.

Vaak constateren we de volgende situaties:

  • Contractbeheer

    Contracten worden jaren lang stilzwijgende verlengd;

  • Een deel van de contracten wordt niet meer gebruikt maar wel voor betaald;
  • Lopende contracten zijn wel bekend bij de leverancier, maar niet bekend of terug te vinden bij de organisatie;
  • Bestaande contracten worden niet centraal beheerd, waardoor een totaal overzicht ontbreekt. Een efficiency slag ligt voor de hand;
  • Organisaties hebben onvoldoende inzicht in de contractrisico’s en juridisch- en financiële consequenties;
  • Organisaties hebben weinig inzicht of onvoldoende kennis met betrekking tot belangrijke aspecten die komen kijken bij het aangaan van een overeenkomst. Regelgeving, optimale contractvorming en algemene voorwaarden hebben amper de nodige aandacht gekregen. Gevolgen die dit mogelijk voor de organisatie kunnen hebben, zijn niet bekend.

Waarom contractbeheer

  • Compleet overzicht van alle lopende contracten.
  • Tijdige signalering en dus mogelijkheid om op tijd te acteren.
  • Contract- en leveranciersgegevens zijn geordend opgeslagen.
  • Mogelijkheid om de lopende contracten optimaal te benutten ,door toezicht op zowel kwaliteit als kosten.
  • Minder administratieve lasten door eenvoudige controle van facturen en inkooporders. Dit betekent minder personeelskosten.

Contractbeheerservice

Omdat veel organisaties niet voldoende expertise of capaciteit in huis hebben om een actief contractbeheer toe te passen, wordt het contractmanagement steeds vaker uitbesteed. Om bovenstaande te ondervangen heeft de Inkoop Adviesgroep een services ontwikkeld waarmee het beheer van contracten volledig of deels uitbesteed kan worden. Dit kan zowel intern als extern plaatsvinden. Deze ontzorging geeft de organisatie de kans om zich volledig te kunnen richten op haar kernactiviteiten, wetende dat de contracten in goede handen zijn. De klant bepaalt in hoeverre van de aanvullende diensten gebruik wordt gemaakt. Onze contractbeheerservice is uitermate geschikt voor zowel klein/middel als ook grote instellingen en/of bedrijven.